Ao pensar em automação de processos, imaginamos situações em que as coisas acontecem de forma independente, sem muita interferência humana. Automatizar os processos dentro de uma empresa, traz essa ideia para dentro da rotina.
Sabe-se que para o negócio ser rentável, respeitado e confiável, é preciso que diversas ações a sejam tomadas, e, dentre elas, a inovação constante. Isso sempre deve estar em pauta nos planos e discussões com a equipe e a automação ajuda nisso. Grande parte das otimizações são desenvolvidas a partir de uma gestão que se preocupa em inovar e melhorar as operações.
Explicando um pouco sobre a automação, ela é pautada no uso de tecnologia para integrar sistemas, dados e funcionalidades. Assim, o andamento das atividades e trabalhos podem ser concluídos de forma mais rápida.
Vamos aprofundar um pouco no assunto?
O que é automação de processos?
A automação de processos é uma estratégia que permite a otimização de determinadas atividades dentro de uma empresa. Pode ser usada em várias áreas e reduz a necessidade de tarefas manuais, tornando os trabalhos mais fáceis e ágeis. Transformar as tarefas em processos automatizados permite maior agilidade na produção.
A automação permite integrar a tecnologia com a rotina empresarial. A ferramenta é utilizada principalmente em processos mais burocráticos e repetitivos, reduzindo o tempo de duração e minimizando erros.
Além disso, ao otimizar as atividades de sua empresa, os custos operacionais são diminuídos. Adotando uma solução adequada às suas necessidades, são evitados gastos com a contração de grandes equipes especializadas para determinada atividade.
Versátil, a automação pode ser utilizada por qualquer segmento e por diversas empresas diferentes. De um pequeno empreendedor à uma multinacional, o sistema é assertivo para acompanhar as movimentações da empresa.
Ainda com tudo isso, estabelecer metas e alinhar as necessidades com a ferramenta implantada é necessário para que a aplicação do sistema seja feita de forma correta.
Agora que entendemos o que significa, vamos ver alguns benefícios?
Benefícios da automação de processos
Dentre tantas vantagens, vamos conferir algumas:
Facilidade no acesso à informação
Automatizar processos permite maior facilidade no acesso às informações, que é um dos maiores desafios de uma empresa hoje em dia, já que a competitividade é alta e o mercado funciona full time.
Essa automação permite que a empresa substitua atividades manuais por um software específico. Dessa forma, as informações ficam centralizadas em um único local e disponíveis para todos os colaboradores da empresa.
Nesse modelo, as informações podem ser consultadas a qualquer momento, tirando a dependência de setores. Assim, a automação permite consulta de dados mais facilitada, reduzindo erros e problemas relacionados a falta de comunicação. Existem diversas formas de se conseguir agilizar o acesso a informação, ter acesso a processos e muito mais. Hoje é possível, por exemplo, conseguir fazer online uma consulta processual jurídica.
Maior produtividade
Diversas empresas ainda utilizam metodologias ultrapassadas, principalmente pequenos empreendimentos. Esse problema pode ser resolvido com a automação dos processos. Sistemas de gestão transformam difíceis tarefas em algo simples e rotineiro.
Dessa forma, a estratégia influencia na produtividade. A empresa terá uma disposição a mais na integração dos setores devido à tecnologia, onde vai otimizar o rendimento e aumentar a agilidade na tomada de decisões.
Já em relação aos colaboradores, tornam-se mais produtivos, já que as atividades que eram manuais foram automatizadas, onde eles possuem mais tempo livre para se dedicarem a outras tarefas mais desafiadoras e estratégicas. Diversos tipos de empresas podem se beneficiar desse modelo, desde empresas que vendem serviços, consultorias, cursos e até mesmo aquelas que vendem produtos de grande porte, como por exemplo uma fábrica.
Padronização de serviço
Um dos fatores relevantes da automação é que ela permite a padronização do serviço com maior eficácia. Uma empresa que ainda possui os processos de forma manual, está mais suscetível a ter falhas e intercorrências, onde prejudica o conceito de manter o padrão formal.
Com a automação, a padronização funciona de forma exemplar, onde elimina o risco de erros. O fator humano de erro é reduzido drasticamente e os resultados são vistos de forma mais precisa.
Gestão segura
A automação traz transparência aos processos. As informações, quando organizadas e centralizadas, trazem aos gestores uma visão mais ampla do funcionamento da empresa. Dessa forma, é possível compreender e elaborar planos alinhados com os objetivos e com a realidade da empresa à longo prazo.
Com a gestão segura, as decisões são tomadas de forma mais embasada na realidade da empresa, e isso impacta nos custos, no mercado, na concorrência e na experiência do cliente.
Redução de custos
Em qualquer empresa, uma das metas permanentes é a redução de custos, principalmente dos que estão ligados a manutenção dos serviços, ainda mais devido à atual situação que se encontra a economia brasileira.
Além da redução de gastos com equipes, a automação auxilia demais na redução de custos da empresa, pois os processos racionais reduzem a ocorrência de erros, gerando assim uma economia significativa para a corporação.
A automação, quando realizada de forma correta, permite mapear as atividades da empresa, onde são identificados ineficiências e desperdícios, podendo assim realizar as correções necessárias para melhorar o resultado do seu negócio.
Aumento da competitividade
Por último, os processos quando automatizados, racionalizados e organizados, permitem o aperfeiçoamento da empresa. Os gestores conseguem de forma mais fácil e eficaz realizar alterações nas tarefas diárias, agilizar determinadas áreas e incorporar novas tecnologias.
Tudo isso agrega valor para o negócio, pois em constante avaliação e aperfeiçoamento, a empresa traz mais qualidade para os clientes, aumenta seus lucros e ainda se destaca da sua concorrência, trazendo assim maior competitividade.
Existem diversos modelos e áreas de possíveis automações. Se você está à procura disso para sua empresa, é necessário avaliar bem as opções para que você tenha sucesso na escolha. Além de entender quais as atividades internas se beneficiariam com a automação, é recomendado que a ferramenta escolhida tenha facilidade de integração e seja personalizável.
EVDoc
A Estado Virtual têm a solução ideal para a sua automação de processos, a EVDoc! Com esse sistema de gerenciamento de documentos e informações, é possível automatizar os processos e criar rotinas de aprovação de documentos.
E não para por aí! O sistema EVDoc, além de trazer todas as vantagens já citadas nesse artigo, traz diversas outras:
- Sistema completo e totalmente via web;
- Implantação simples e rápida;
- Ferramenta multi-usuário e multi-filial;
- Personalização com seu logotipo;
- Plataforma adaptável a qualquer área de negócio;
- Controle total sobre as operações;
- Infraestrutura em Data Center profissional;
- Solução verde: colabora na preservação do meio ambiente com a redução do uso de papel.
Com todos esses benefícios, é difícil não pensar em aplicar na sua empresa, né? Entre em contato com a gente para mais informações!
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